财务采购制度及流程，采购环节账务处理
- 栏目：注册公司流程
- 来源：网络
- 发表时间：2023-05-13
01采购人员实行审核制度。
02采购审计管理系统
03材料采购审核措施
04合同审核管理办法
一、采购执行审计制度
采购审计是指对采购执行过程中的所有事项进行审计、监督和检查，以规范采购人员的行为，提高采购执行活动的规范性。以下是xx企业采购执行的审计制度，供读者参考。
采购审计系统的实施
第一条为加强对公司采购行为的管理，强化和完善内部审计职能，根据相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司的物资采购和支付。
第三条采购应当遵循公开、公平、公正的原则，采用公开招标、邀请招标、集体评标定标的方式进行，内部审计人员参与并监督评标定标。
第四条采购人员应具有良好的品行，严格遵守国家法律法规，按照公司制度履行职责。
第五条采购审核的范围。
1.购买生产设备，一次性购买用途在人民币元以上或单价在人民币元以上的设备。
2.批量采购人民币以上的原材料。
3.一次性购买人民币以上办公用品。
4.一次性购买基础设施维护所需的各类设备100余万元。
第六条采购部必须提前编制采购计划和预算计划，由采购部经理批准，并报审核员备案。
第七条采购可以采用招标、竞争性谈判或者询价的方式进行。
第八条审核员对采购人员进行审核，主要包括以下三项内容。
1.相关采购规则和条例的执行情况。
2.采购标准、方法和程序的实施。
3.领导交办的其他审计内容。
第九条审计人员发现正在进行的采购严重违反规定或者导致采购无效的，应当责令采购人员停止采购，并及时向领导报告。
第十条采购部根据采购合同的标准组织验收，根据验收结果形成书面材料，签字后提交给审核员。
第十一条审计人员有权将采购的物资与账目进行比较和核对。
第十二条有下列情形之一的，采购无效，审计人员应当责令其改正。视情节轻重，建议给予相应处罚。
1.擅自提高采购标准。
2.违反规定与社会中介机构或者供应商串通。
3.其他违反采购法规的行为。
第十三条本制度由审计部制定和修订。
第十四条本制度自发布之日起实施。
二、采购审计管理制度
采购审计是指对采购全过程各阶段、各项目的检查和遵守情况，以规范采购人员的行为，提高企业采购活动的规范性。以下是XXX企业采购审核管理系统，供读者参考。
采购审计管理系统
第一章总则
第1条目的
为了规范采购人员的行为，提高采购活动的规范性，特制定本制度。
第二条适用范围
本制度适用于公司所有采购业务的审核。
第三条审核组成员的组成
审核组由总经理办公室、财务部和人力资源部的相关人员组成。
第二章审计执行
第四条审计内容
采购审计主要包括五个方面：采购预算审计、请购单审计、比价审计、订货审计和验收审计。各方面的审核重点和审核依据如下表所示。
采购审核重点和审核依据
内容审计
重点审计
基础
采购预算管理
采购预算是否考虑了库存量化和定价控制，建立了abc分类标准？
采购预算是否符合销售计划、生产计划和库存状况？
查询管理
招标管理
采购合同管理
询价单
采购合同
谈判记录
订购作业
合同的规范性和合法性
采购合同的执行
订单发出后有没有跟踪控制？
当供应商因某种原因未能按约定日期交付采购物资时，采购部是否采取相应措施采购，不影响正常生产经营？
请购单
采购合同
采购订单
验收工作
采购物资到货后，采购部是否与(采购物资)使用部门、质量管理部门等相关部门共同验收？
相关技术部门是否派专业技术人员对采购的材料进行验收？
如果采购的材料不符合标准，是否采取了相关的有效措施？
检验员是否根据相关文件逐一检查采购材料的名称、数量和单价？
点检，并做好相应记录
入库验收单
送货发票
第5条 稽核方式
稽核采取定期与不定期两种方式，定期稽核为每季度一次，具体稽核工作由稽核工作小组组长负责安排相关事宜。
第3章 附则
第6条 本制度由人力资源部负责拟定，经总经理审批后执行，修改时亦同。
第7条 本制度自颁布之日起执行。
三、物资采购审计办法
物资采购审计办法规范了物资采购过程中各人员、各环节的审计工作，有利于降低物资采购的风险，保护公司的合法利益。以下是××企业物资采购审计办法，以供读者参考。
物资采购审计办法
第1章 总则
第1条 目的。
为了规范物资采购管理，降低物资采购风险，堵塞物资采购管理过程中的漏洞，保护公司合法利益，制定本办法。
第2条 适用范围。
本办法适用于对公司物资采购各人员、各环节进行独立监督和评价工作。
第2章 审计内容
第3条 物资采购计划的编报和管理。
第4条 物资采购合同的合法性、严密性、合同条款履行的可行性、完整性等。
第5条 物资采购管理中取费标准及资金管理。
第6条 物资招标资格、条件、方式、程序等。
第7条 物资采购核算情况。
第3章 审计要点
第8条 物资采购计划审计要点。
1．物资采购计划，是否根据各部门提出的申请需求进行编报。
2．重点物资采购计划的执行情况。
第9条 物资采购合同审计要点。
1．物资采购合同当事人签约资格及名称。
2．产品数量和计量单位，按法定计量标准执行，对交货数量的正负尾差、合理磅差、运输损耗，应按相关要求明确规定。
3．产品的交货单位、交货方法、运输方式、到货地点、接货单位或提货单位、交货期限，在合同中应予以明确。
4．验收方法，可采用数量清点和质量检验的方式，对质检出现问题的处理方法应明确规定。
5．结算方式，按银行结算办法签约。
6．违约责任，应明确当事人双方或一方有违约行为时，责任承担的方式和标准。
第10条 物资采购资金管理审计要点。
1．物资采购资金预算达成情况。
2．财务部门对资金使用情况的监督和审核情况。
第11条 物资采购招标审计要点。
1．投标方的资格、条件审查。
2．招标范围、方式、程序和文件。
3．招标条件、招标纪律等。
4．评标、定标的公平合理性、合法性、真实性。
第12条 物资运输审计要点。
1．按运输企业资质管理办法审查运输企业资质。
2．物资运输的可行性研究及费用的审查。
3．运输合同的审查。
第13条 物资采购会计核算审计要点。
1．核算设置的账簿、会计科目等的正确性、完整性。
2．不同结算方式下账务处理的合规性。
3．物资采购成本核算的真实性、正确性。
第4章 审计程序
第14条 编制年度采购审计工作计划。
1．审计部门结合采购部的具体情况确定年度采购审计工作计划，报请总经理批准后实施。
2．在实施审计计划时应拟定审计方案、审计范围、内容、方式和时间，并通知采购部提供必要的工作条件。
3．离任经济审计，由总经理办公室负责通知审计部，由审计人员具体实施离任审计。
第15条 实施审计。
1．在采购审计过程中，必须做好工作底稿，记录审计过程，各种旁证材料齐全，做好调查记录并应有相关人员的签名盖章。
2．审计中如有争议应如实反映给相关领导，必须依法有据，实事求是地提出解决办法，切忌主观、武断。
第16条 编制审计报告。
1．每项审计工作结束后，最迟不得超过 天提出审计报告。
2．审计报告要求：事实清楚、数据确实、依法有据、建议恰当。
3．审计报告在与审计部门交换意见后，报送总经理批示，作出审计结论和处理决定，通知被审计部门执行。
第17条 复审。
1．采购部在审阅报告草稿后如有不同意见，首先应对事实和数据是否确切提出补充意见，经审计人员查明后进行修改或补充。
2．采购部对审计报告的法规依据、处理建议的内容也可以提出不同的看法，审计人员可以采纳或维护报告。
第18条 审计结果的执行。
1．采购部必须执行审计报告，审计人员必须定期以书面形式向总经理报告执行结果。
2．审计报告出具后由于情况变化和有新的重要数据，事实查明后，采购部应向审计人员报告的同时也向总经理报告，由其作出原审计报告的修改或继续执行的决策。
3．每个审计报告以及工作底稿附件等，必须在一个月内整理装订成册，归档备查。
第5章 奖惩
第19条 对采购审计工作成绩显著的工作人员，以及在揭发检举中有功的人员，给予表扬和奖励。
第203条 在采购审计中，如有审计人员泄露机密，有以权谋私或者舞弊的行为，应给予其行政处分，情节严重而构成犯罪的提请司法机关依法追究其刑事责任。
第21条 对打击、报复、检举、揭发的人员不论其职位高低，根据情节严重情况给予行政处分或经济处罚，情节特别严重的，报有关部门处理，直到依法追究法律责任。
第6章 附则
第22条 本办法由审计部负责拟定，经总经理审批后执行，修改时亦同。
第23条 本办法与国家的审计法规不符时，应以国家有关审计法规为准。
第24条 本制度自颁布之日起执行。
四、合同审计管理办法
合同审计办法规范了合同审计的内容、要点、程序和方法等事项，有利于合同审计工作的顺利开展，避免或减少经济纠纷，保护公司的合法利益。下面以××企业经济合同审计管理办法为例，以供读者参考。
××企业经济 合同审计管理办法
第1章 总则
第1条 目的。
为了促进企业内部的审计工作，强化经济合同的审计监督，保护企业合法权益，根据《中华人民共和国经济合同法》和《中华人民共和国审计法》等有关规定，制定本办法。
第2条 适用范围。
本办法适用于企业所签经济合同的内容、条款、签订程序及其履行过程的审计监督工作。
第3条 原则。
1．经济合同审计属常规审计，应坚持签约前审计为主的原则。
2．经济合同审计应坚持依法审计，实事求是，客观公正的原则。
第2章 经济合同审计的基本内容
第4条 对经济合同合法性的审查。
1．主体是否合法。审查当事人是否具有签订、履行该合同的权利能力和行为能力。审查代理人是否有有效的委托证明，委托事项、权限、期限是否与所签合同的内容相一致。
2．内容是否合法。合同的内容应符合国家的政策、法律、法规和计划要求；当事人意思表示要真实一致；防止采用欺诈、胁迫、乘人之危等手段订立合同；权利、义务是否对等，是否等价有偿。
3．形式是否合法。所签经济合同应采用书面形式，合同格式应采用国家工商局颁发的统一格式文本。
4．程序是否合法。订约程序应符合国家法律、法规的规定。
第5条 对经济合同条款完整性的审查。
1．合同标的是否明确，有无国家限制流通或禁止交易的物品。
2．合同标的数量是否准确，质量标准是否明确具体。
3．合同价款或酬金是否准确具体、合规合法。
4．合同的履行期限、地点、方式是否可行，是否准确。
5．违约责任条款是否符合法律规定，明确具体。
6．根据法律规定或按经济合同性质要求必须具备的条款是否在合同中明示及该条款的合理有效性。
第6条 审查合同的严密性。
审查合同的文字表述是否准确严密；当事人双方的权利、义务是否明确具体；是否按规定履行了审批、签证、公证等手续。
第7条 审查合同履行的可行性。
1．审查合同的效益程度。
2．审查当事人的资信能力是否真实，是否具备履约能力。
3．是否确定了切实可行的担保方式，担保人是否具有合法资格。
第8条 审查合同履行的完整性。
1．联营、投资合同及较大的购销合同在合同签订后，应随合同时效区间审查合同是否履行或完全履行。
2．对不履行或没有完全履行的合同审计违约责任是否按约定方式承担。
第3章 常用经济合同审计要点
第9条 购销合同审计要点。
1．产品名称，应署全名，注明商标与标号、生产厂家、产品型号、规格、等级、花色及包装标准等。
2．产品技术标准，具体审计要求如下表所示。
产品技术标准审计要求
技术标准类别
具体要求
◆ 有国家强制性标准或行业强制性标准的
不得低于国家强制性标准或者行业强制性标准
◆ 没有国家强制性标准，也没有行业强制性标准
由双方协商签订，在条款中应写明执行何种标准，标准的编号、代号
◆ 需方有特殊要求的
按合同中商定的技术条件执行
备注
实行抽运行才能发现内在质量缺陷的产品，合同中应具体约定提出质量异议条件和时间
3．产品数量，按法定计量标准执行。对交货数量的正负尾差、合理磅差、运输损耗，应按有关要求明确规定。
4．产品的交货单位、交货方法、运输方式、到货地点、接货单位或提货单位、交货期限，在经济合同中应予以明确。
5．验收方法，可采用数量清点和质量检验的方式。
6．产品价格，由物价部门管理的从其规定，其他的双方按市场价协商订货。
7．结算方式，按银行结算办法签约。
8．违约责任，应明确当事人双方或一方有违约行为时，责任承担的方式和标准。
第10条 联营合同的审计要点。
1．联营合同的签订是否有书面的可行性研究分析报告。
2．投资是否公平合理，符合国家政策。
3．盈利分配和亏损负担是否具体明确。
4．联营组织形式和应履行的义务是否确定详实。
5．违约责任及争议的解决方式是否明确可行。
第11条 涉外经济合同的审计要点。
1．涉外经济合同是否有与中国法律相抵触的条款，所运用的国际惯例和公约我国是否已经加入。
2．合同标的是否符合国家的产业政策和投资导向。
3．合同中涉及的注入资金、回报率及风险承担是否遵循了平等、合理的原则。
4．融资成本的运用是否符合国际惯例。
5．外方报价是否合理。
6．采用的保险条款是否范围适当、可靠。
7．选择的仲裁地点和方式是否符合国际惯例。
8．外方的资信能力是否得到真实可靠的审查。
第4章 经济合同审计的基本程序
第12条 经济合同审计属常规审计，不下达审计通知书，审计完结直接签署意见，不出具审计报告。经济合同审计根据需要和可能在签约前，履行中和履约后进行。
第13条 下列合同必须在签约前进行审计。
1．数额较大的购销合同。
2．联营合同。
3．涉外经济合同。
4．其它重大经济合同。
第14条 合同签订前经办部门应将与合同有关的准备材料和审签申请表送交审计部门；对重要的经济合同在签约前经办部门应通知审计机构有关人员参加谈判。
第15条 经办部门送审计部门资料应包括以下内容。
1．数额较大的购销合同，提供市场调研报告和两个以上供方单位的报价单。
2．联营合同应提供可行性研究报告，通过专门咨询机构咨询材料；以货币资金以外的其他资产投资的，应提供资产评估资料。
3．涉及经济合同应提供有关部门批准的文件、报价、保险、仲裁及采用的国际惯例等有关资料。
第16条 审计部门应于合同草本送达审计后 日内提出书面审计意见。
第17条 采购部应根据审计意见对合同进行修改补充，财务部门据此办理结算手续。
第18条 经审计后签订的合同，审计机构应重点对跨年度的有效周期长的合同进行履行中或履约后全过程的监督。
第19条 对未经事前审计的合同，审计机构认为必要时可在履行中、履约后进行审计，审计意见报主管领导、上级业务主管部门，通知经办部门。
第20条 经济合同审计应编写工作底稿，遇有重大问题应出具审计报告；按规定整理审计档案。
第5章 经济合同的审计方法
第21条 审计人员应依据有关法律、法规、政策，对已占有或掌握的合同资料、信息进行逐项检查、核对、复算；认真分析，找出问题，提出修改意见或提出注意的问题和事项。
第22条 重大经济合同运用签约前就地审计方法，审计人员参加谈判，搜集资料，取证查询，审核分析，对合同草本内容、条款提出修改意见；
第23条 一般经济合同以送达审计为主，必要时采用就地审计，可运用审阅、函证、比较、分析等方法，审计中应注意合同的时效性。
第24条 审计人员应该采用灵活多样的审计方法，根据不同种类经济合同的审计特点，有条件的可将要点标准化，利用计算机进行辅助性审计。
第25条 发现经济合同管理部门利用签订合同之便，进行违法违纪活动时，应以实事求是的态度，客观公正地进行实际查阅，现场观察，询问分析等，可以采用抄录、复印、照相等方法取得审计证据，提出处理意见。
第26条 重大经济合同审计意见遇有争议时，由审计部门牵头，组织有关专家进行研讨，作出正确评价。
第6章 附则
第27条 本办法由审计部负责拟定，经总经理审批后执行，修改时亦同。
第28条 本制度自颁布之日起执行。
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